Участники и приглашения
Как управлять участниками организации, отправлять и принимать приглашения, назначать разные роли.
Состав вашей организации живёт в Settings → Members. Здесь видно всех участников и можно ими управлять, а через соседний раздел Settings → Invites — пригласить новых. Управлять составом могут Owner и Org Admin.
Какие бывают роли и что они дают — Роли и доступ.
Как добавляют людей
Единственный способ привести человека в организацию — приглашение по email. Вы отправляете приглашение из раздела Settings → Invites, человек переходит по ссылке из письма и сам задаёт себе пароль (либо принимает приглашение уже существующим аккаунтом). Заводить учётные записи за сотрудников администратор не может.
Ниже разобраны приглашение и его принятие, а также редактирование состава, исключение участника и выход из организации.
Приглашение участника
Откройте Invites
В Settings → Invites нажмите Invite User — откроется форма с полями Email и Role.
Укажите электронную почту и роль
Введите Email приглашаемого и выберите Role — Org Admin или Org Member.
Роль Owner через приглашение не выдаётся — владелец в организации один. Что значат роли — см. Роли и доступ.
Нужно пригласить сразу нескольких — закройте форму и нажмите Bulk Invite рядом с Invite User: там задаётся одна роль на всю партию и список адресов (по одному в строке либо через запятую или точку с запятой). Приглашение уйдёт каждому.
Отправьте
Приглашённый получит письмо со ссылкой. Приглашение действует 72 часа — этот срок указан и в письме, и в интерфейсе. Если человек не успел его принять, оно переходит в статус Expired.
Что дальше с приглашением
Отправленное приглашение появляется в списке со статусом:
- Pending — отправлено, ещё не принято и не истекло;
- Accepted — принято, человек стал участником;
- Expired — срок (72 часа) вышел, ссылка больше не действует.
Пока приглашение в статусе Pending, над ним доступны два действия:
- Resend — отправить письмо повторно (например, если первое потерялось);
- Revoke — отозвать приглашение, сделав ссылку недействительной.
Если человек говорит, что письма нет, — проверьте, что приглашение всё ещё в статусе Pending, и нажмите Resend: письмо уйдёт повторно на тот же адрес. Ссылки на принятие приглашения в интерфейсе нет — она приходит только в письме, поэтому передать приглашение «в обход почты» не получится. Если письмо не приходит и после Resend, попросите проверить папку «Спам» и сверьте адрес: ошиблись в адресе — отзовите приглашение (Revoke) и отправьте новое на верный.
Принятие приглашения
По ссылке из письма человек попадает на страницу приглашения. Что он там увидит, зависит от того, вошёл ли он уже в Incident Garden.
- Он вошёл в свой аккаунт. Страница показывает адрес, под которым он вошёл, и кнопку Accept Invitation — одно нажатие, и организация добавляется к его аккаунту. Если приглашение выписано на другой адрес, рядом есть Log out and continue: она выводит из текущего аккаунта и возвращает на ту же страницу, к выбору из следующего пункта.
- Он не вошёл. Страница не угадывает, новый это человек или давний пользователь, а прямо предлагает выбрать: Sign in — если аккаунт уже есть, Create account — если аккаунта ещё нет.
Обе половины выбора приводят к одному и тому же — к принятию приглашения:
- Sign in — обычный вход. После него человек возвращается на страницу приглашения и нажимает Accept Invitation.
- Create account — форма: имя, фамилия, Email, пароль и согласие с обязательными правовыми документами. Кнопка — Create Account & Join: аккаунт создаётся, и человек сразу оказывается в вашей организации. Адрес нужно ввести тот, на который пришло приглашение, — с другим адресом приглашение не сработает. Вернуться к выбору можно кнопкой Back или ссылкой Already have an account? Sign in.
Если к моменту перехода по ссылке приглашение уже истекло или было отозвано, форма скажет об этом; иногда она дополнительно предложит Create account anyway — завести аккаунт без приглашения, но в организацию человек при этом не попадёт. Чтобы он всё-таки вступил, отправьте новое приглашение (Invite User).
У приглашённого участника email считается подтверждённым сразу — он подтвердил его самим фактом перехода по ссылке из письма. Поэтому канал уведомлений по email готов к работе с первой минуты: оповещения можно слать без дополнительных шагов.
Что делать после принятия приглашения
Пока приглашение не принято, участника в организации ещё нет — в Settings → Members он появится только после того, как перейдёт по ссылке из письма. Роль вы задали ещё в приглашении, а вот должность в форме приглашения не указывается: её назначают вторым шагом, уже принятому участнику — действием Edit Member в Settings → Members (разобрано ниже).
Должность — справочное поле и на доступ не влияет, поэтому участник полноценно работает и без неё (см. Должности).
Управление участниками
В Settings → Members участники показаны таблицей: Name, Email, Role, Position и Status (колонка состояния учётной записи; сейчас у всех участников — Active: «выключить» человека силами организации нельзя — если он больше не должен получать алерты, исключите его действием Remove). Действия над участником собраны в меню «⋮» в конце строки — их два: Edit Member и Remove.
У строки владельца организации и у вашей собственной строки меню действий нет: владельца через этот список не меняют, а себя — не редактируют и не исключают. Собственные имя, часовой пояс и пароль вы меняете в личных настройках.
Edit Member
Edit Member меняет участнику роль в организации и должность — это всё, что администратор правит у другого человека. Имя и пароль участник меняет сам, в своих личных настройках; email в Incident Garden не меняется вообще — ни участником, ни администратором.
- Роль Owner здесь не меняется — сменить владельца можно только передачей владения.
- Org Admin не может менять роль Owner — у строки владельца меню действий не открывается (подробнее о защите владельца — Роли и доступ).
Если участник забыл пароль
Администратор пароль не выдаёт и не сбрасывает — пароль знает только сам его владелец. Человек восстанавливает доступ самостоятельно: на странице входа есть ссылка Forgot password?, по ней на его адрес уходит письмо со ссылкой на смену пароля.
Remove
Remove исключает участника из организации: он теряет доступ к её алертам, расписаниям и настройкам и убирается из команд, ротаций и оверрайдов этой организации.
Исключение из организации не удаляет аккаунт человека. Учётная запись остаётся — вместе с другими организациями, где он состоит: она принадлежит не организации, а самому человеку. Отдельного действия «удалить сотрудника совсем» у организации нет.
Нельзя удалить владельца и нельзя удалить себя. Кроме того, удаление блокируется, если у участника есть активные алерты (например, он назначен дежурным по открытым алертам) — сначала эти алерты нужно закрыть или переадресовать, и лишь потом участника можно удалить. Так система защищает от потери ответственного по незавершённым инцидентам.
Выход из организации
Покинуть организацию участник может сам — пункт Leave Organization в меню переключателя организаций (кнопка с названием организации вверху бокового меню). У владельца организации этого пункта нет.
Владелец организации не может выйти.